Assemblée générale

Modèle de convocation à l’assemblée générale d’un club sportif (gratuit)

La lettre complète, écrite pour un club sportif : date, heure et lieu, documents consultables, qui peut voter, le pouvoir pour les absents et l’appel à candidatures. Remplacez les parties entre crochets, puis envoyez-la.

Convocation à l'assemblée générale ordinaire

[Nom du club] [Adresse du siège] [N° RNA ou n° d'affiliation]

[Ville], le [date]

Madame, Monsieur, cher adhérent, chère adhérente,

Conformément à l'article [n°] de nos statuts, vous êtes convoqué(e) à l'assemblée générale ordinaire du club, qui se tiendra le [jour, date] à [heure], à [lieu précis : salle, adresse].

L'ordre du jour est joint à cette convocation. Les documents qui seront soumis au vote (rapport moral, rapport financier, budget prévisionnel) peuvent être consultés [au siège / sur demande à l'adresse : …] à partir du [date].

Peuvent voter les membres [à jour de leur cotisation / âgés de 16 ans au moins / représentés par leur représentant légal pour les mineurs : reprendre exactement les conditions de vos statuts]. Si vous ne pouvez pas être présent(e), vous pouvez vous faire représenter par un autre membre au moyen du pouvoir joint, dans la limite de [nombre] pouvoirs par membre.

Les candidatures au conseil d'administration sont à adresser au secrétaire avant le [date] : [nombre] postes sont à pourvoir.

Comptant sur votre présence,

Le président / La présidente Nom et signature

À vérifier dans vos statuts avant l'envoi : le délai de convocation, la forme (courrier, courriel, affichage), qui convoque, qui vote, le nombre de pouvoirs. Aucun délai n'est fixé par la loi de 1901 : c'est celui de vos statuts qui s'applique.

Vérification de comptes à la calculatrice, tickets sur la table. Photo : mikecogh, CC BY-SA 2.0 · Photos d’illustration, publiées par leurs auteurs sous licence libre.

Ce qui accompagne la convocation

La convocation renvoie à l’ordre du jour et au pouvoir joints ; la séance demande ensuite une feuille d’émargement et un procès-verbal. Ils doivent se répondre entre eux : une convocation, un pouvoir, une feuille d’émargement et un procès-verbal qui ne concordent pas sont la source la plus courante de contestation.

L'ordre du jour joint à la convocation : seuls ses points peuvent être votés.
Le pouvoir pour le membre absent qui se fait représenter, si vos statuts l'autorisent.
La feuille d'émargement remplie à l'entrée : elle prouve le quorum et le décompte des voix.
Le procès-verbal rédigé après la séance : il est réclamé pour déclarer un changement de dirigeants.

Tous les documents de l’AG, prêts à remplir

Pack Dirigeant de club

Cette convocation en Word, avec l’ordre du jour type, le pouvoir, la feuille d’émargement, le procès-verbal, les trames des rapports moral et financier et le calendrier de l’AG. 17 modèles en Word et en PDF pour le bureau d'un club sportif : l'assemblée générale de A à Z, la rentrée et les inscriptions, la création de l'association, avec un mode d'emploi sourcé.

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Questions fréquentes

Quel délai pour convoquer l'assemblée générale d'un club sportif ?

Aucun texte ne fixe de délai de convocation pour une association loi 1901 : c'est le délai écrit dans vos statuts qui s'applique. Les quinze jours souvent cités sont un usage repris des modèles de statuts, pas une règle légale.

Peut-on envoyer la convocation à l'AG par e-mail ?

La loi ne fixe pas la forme de la convocation (courrier, courriel, affichage) : ce sont vos statuts qui la fixent. S'ils prévoient le courriel, l'e-mail suffit ; s'ils n'en disent rien, ajoutez-le à leur prochaine modification pour ne plus affranchir des centaines d'enveloppes.

Faut-il un quorum pour que l'assemblée générale soit valable ?

Il n'existe ni quorum légal ni majorité légale pour l'assemblée générale d'une association. Si vos statuts prévoient un quorum, il faut l'atteindre ; s'ils n'en prévoient pas, il n'y en a pas. La feuille d'émargement sert à le prouver.

Que doit contenir l'ordre du jour joint à la convocation ?

L'assemblée ne peut voter que sur les points inscrits à l'ordre du jour, libellés précisément : rapport moral, comptes, budget, cotisations, élections avec le nombre de postes. Une élection ou une exclusion votée en « questions diverses » peut être annulée.

Toutes les règles, de la convocation à la déclaration des nouveaux dirigeants, sont détaillées dans notre guide convocation et procès-verbal d’AG d’un club sportif : les règles.

Sources

Ce modèle est une trame à adapter : vos statuts et le règlement de votre fédération priment toujours.